Cách đo điểm chuẩn thúc đẩy cải tiến sản xuất tinh gọn liên tục
Có thể nói một điều về hành trình tinh gọn thành công , bạn không bao giờ ngừng học hỏi. Một sự thật khác: Bạn phải thể hiện sự khiêm tốn, cả với tư cách cá nhân và tổ chức. Đôi khi bạn gặp phải rào cản. Bạn ngừng học hỏi và bạn không còn khiêm tốn. Những dấu hiệu điều này có thể đang xảy ra là gì? Có lẽ bạn không khỏi tò mò. Niềm đam mê để cải thiện đã không còn nữa. Mọi thứ vẫn diễn ra như bình thường. Có lẽ mọi người đều quá thoải mái .
Đo điểm chuẩn có thể giúp vượt qua mức ổn định và hợp nhất. Nếu được thực hiện đúng, điểm chuẩn có thể là một nguồn ý tưởng mới to lớn, xác nhận các phương pháp thực hành hiện tại và là chất xúc tác thú vị để nâng hiệu suất lên các cấp độ cao hơn nhiều. Nếu được thực hiện một cách bừa bãi, điểm chuẩn chỉ đơn giản là một hành trình ngắm cảnh lãng phí thời gian của hầu hết mọi người. Cùng khám phá cách làm điểm chuẩn ngay nhé.
Điểm chuẩn là gì?
Đo điểm chuẩn là một cách có cấu trúc để so sánh các sản phẩm, chiến lược, chương trình và quy trình. Để tập trung cuộc thảo luận vào hành trình tinh gọn, chúng tôi sẽ tập trung vào việc đo điểm chuẩn quy trình. Điều này liên quan đến việc xác định các quy trình nào cần cải tiến, hiểu cách các tổ chức khác thực hiện các quy trình của họ để đạt được hiệu suất mục tiêu và chuyển đổi kiến thức mới này thành hành động. Mục tiêu là thu thập các ý tưởng cải tiến sẽ tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn và phát triển các ý tưởng có thể hành động để cải tiến quy trình.
Có ba loại điểm chuẩn, mỗi loại có trọng tâm và sắc thái riêng. Điểm chuẩn nội bộ nhìn trong nhà máy của riêng bạn hoặc có thể là cây chị em; điểm chuẩn cạnh tranh xem xét các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành của bạn; và điểm chuẩn chức năng so sánh các quy trình tương tự (hàn, cắt, …) tại một công ty không cạnh tranh trong lĩnh vực khác.
Mỗi loại điểm chuẩn cũng có một đối tác đo điểm chuẩn. Đối với điểm chuẩn nội bộ, đối tác có thể là một dây chuyền sản xuất khác trong nhà máy; đối với điểm chuẩn chức năng, đó là một công ty bên ngoài sân chơi cạnh tranh của bạn; và đối với điểm chuẩn cạnh tranh, đó là đối thủ cạnh tranh trực tiếp.
Đối với đo điểm chuẩn cạnh tranh, sự hợp tác của đối tác có thể bị hạn chế hoặc không tồn tại, tùy thuộc vào bản chất của mối quan hệ cạnh tranh và các chỉ số được đo điểm chuẩn. Nhưng đối với điểm chuẩn nội bộ và chức năng, đối tác gần như chắc chắn sẽ được hưởng lợi từ sáng kiến điểm chuẩn mà bạn đưa ra. Đề xuất đôi bên cùng có lợi này là điều cần thiết để cả hai bên luôn gắn bó và quan tâm.
Cách cấu trúc điểm chuẩn
Trước khi đưa ra sáng kiến đo điểm chuẩn, bạn cần có lý do để làm như vậy. Nó có thể là một điểm yếu của quy trình hoặc một chất xúc tác để bắt đầu lên cấp độ hiệu suất tiếp theo. Dù lý do cho việc đo điểm chuẩn là gì, bạn và nhóm quản lý của bạn nên biết nó và phù hợp với nó.
Một điểm khởi đầu vững chắc cho việc đánh giá tiêu chuẩn chính thức là tạo ra một điều lệ dự án làm rõ mục đích và kỳ vọng đối với sáng kiến. Nó xác định nền tảng, phạm vi, cách tiếp cận, thời gian và kết quả của dự án. Và nó thấm nhuần kỷ luật và cấu trúc vào dự án ngay trước mắt.
Tiếp theo, xác định đối tác điểm chuẩn tiềm năng của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, đối tác sẽ không phải là đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Thay vào đó, đối tác có thể sẽ đến từ một ngành khác nhưng có quy trình tương tự như ngành bạn đang nhắm mục tiêu. Đối tác thậm chí có thể có những thách thức kinh doanh tương tự. Khi bạn đã xác định được đối tác chuẩn của mình, hãy phát triển một điều lệ dự án chung xác định rõ ràng cách hai bên sẽ làm việc cùng nhau.
Tiếp theo, xác định những người liên quan, bao gồm nhóm đo điểm chuẩn và người chỉ điểm. Tất nhiên, mọi người có những công việc khác, vì vậy đây là những vai trò bán thời gian. Đó là lý do tại sao cấu trúc rất quan trọng; bạn không muốn lãng phí thời gian của bất kỳ ai.
Mỗi đối tác đo điểm chuẩn có một người tích điểm. Với tư cách là chủ sở hữu quy trình đo điểm chuẩn, nhân viên đầu mối là đầu mối giao tiếp, lập lịch trình và điều phối. Người này đảm bảo rằng những người phù hợp tham gia trong suốt quá trình và ghi lại các kết quả và bài học kinh nghiệm. Nhóm đo điểm chuẩn nên có chức năng chéo. Những người chơi của nó nên đến từ nhiều cấp độ tổ chức khác nhau và có lợi ích nhất định trong quá trình mục tiêu.
Để chuẩn hiệu quả, bạn phải nắm chắc hiệu suất trạng thái hiện tại của quy trình mục tiêu. Xây dựng bản đồ quy trình; xác định và đo lường hiệu suất quá trình; sử dụng sơ đồ nguyên nhân và kết quả để phân tích các vấn đề; xác định các điểm yếu của quá trình; và phát triển trạng thái tương lai. Tóm lại, bạn phải tìm hiểu kỹ quy trình của mình trước khi xem xét quy trình của người khác.
Tiếp theo, hai người điểm chuẩn bắt đầu điều phối các tương tác. Họ phát triển một chương trình nghị sự và cùng quyết định những gì và cách thức chia sẻ thông tin. Họ thậm chí có thể thực hiện một cuộc dạo chơi đá quý ảo hoặc thực tế.
Những người chủ chốt về cơ bản sắp xếp các chi tiết trước khi các nhóm điểm chuẩn gặp nhau. Ai chia sẻ thông tin quy trình đầu tiên? Bạn sẽ thực hiện cuộc họp điểm chuẩn bằng hội nghị hoặc cuộc gọi điện video hoặc chuyến thăm trang web? Hay bạn sẽ chỉ đơn giản là chia sẻ dữ liệu về các quy trình của nhau qua email? Bất kỳ cách nào trong số này và hơn thế nữa đều được chấp nhận miễn là nó đáp ứng được nhu cầu của mọi người.
Khi các nhóm họp, họ nên tuân theo một chương trình nghị sự để tìm hiểu về quan điểm, thách thức và các phương pháp hay nhất của mỗi công ty. Các nhóm đặt câu hỏi và thực sự đi sâu vào chủ đề quy trình. Điều này có thể liên quan đến thảo luận chi tiết về quy trình, phương pháp thực hiện một nhiệm vụ nhất định hoặc các nguồn lực chính xác mà các nhiệm vụ đó yêu cầu. Người được chỉ định nên ghi chú kỹ lưỡng để ghi lại những điểm chính và bài học kinh nghiệm.
Khi cuộc họp điểm chuẩn kết thúc, một người cung cấp bản tóm tắt. Sau đó, họ yêu cầu các bước tiếp theo, cảm ơn mọi người và đưa cuộc họp kết thúc tốt đẹp.
Trong một số trường hợp, các đối tác đo điểm chuẩn chỉ có một hoặc một vài cuộc gặp gỡ hoặc tương tác. Điều đó hoàn toàn có thể chấp nhận được nếu nó đáp ứng các mục tiêu đặt ra trong điều lệ và mọi người đều có được những gì họ tìm kiếm, có thể là hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật, kiến thức kỹ thuật hoặc quy trình hoặc bất kỳ thứ gì khác. Trong các trường hợp khác, các đối tác đo điểm chuẩn gặp nhau vô thời hạn khi họ đào sâu vào các quy trình được nhắm mục tiêu hoặc khi họ cùng nhau phân tích quy trình end-to-end. Dù bạn rơi vào trường hợp nào trên phổ điểm đó, hãy mong đợi điểm chuẩn sẽ là chất xúc tác để tăng tốc cải thiện.
Đã hoàn tất đo điểm chuẩn
Giả sử công ty của bạn là một nhà chế tạo nặng các mối hàn phức tạp và bạn không đáp ứng được một khách hàng OEM lớn. Sự nhầm lẫn giữa kỹ thuật và sản xuất đã dẫn đến các lô hàng bị bỏ sót và lỗi mắc phải tại dây chuyền lắp ráp của OEM. Trong số nhiều lựa chọn thay thế để giải quyết vấn đề, bạn nghĩ rằng đo điểm chuẩn có thể là hiệu quả nhất.
Bạn có một đối tác tiêu chuẩn trong tâm trí. Sản xuất các sản phẩm khác nhau, nó không phải là đối thủ cạnh tranh, nhưng nó thực hiện chế tạo nặng các mối hàn phức tạp. Hơn nữa, công ty phục vụ một ngành khác nhau và có những khách hàng rất khác nhau, do đó, có rất ít nguy cơ bị đánh cắp kinh doanh của nhau.
CEO của bạn biết CEO của họ. Với kết nối cấp cao đó, bạn có thể tiếp cận để xác định mối quan tâm đến việc đo điểm chuẩn cho quy trình từ kỹ thuật đến sản xuất. Hóa ra họ có một số vấn đề giống nhau và rất sẵn lòng thiết lập quan hệ đối tác đo điểm chuẩn.
Chỉ mọi người cộng tác trên điều lệ dự án và có tổ chức. Cả hai công ty đều ghi lại trạng thái hiện tại và đánh giá một cách khách quan việc thực hiện quy trình mục tiêu. Nhóm đo điểm chuẩn của bạn bao gồm giám đốc sản xuất, giám sát sản xuất, kỹ sư sản xuất, kỹ sư sản phẩm, thợ hàn lắp ráp cuối cùng và đại diện dịch vụ khách hàng — tất nhiên là người chấm điểm chuẩn.
Nhóm điểm chuẩn của bạn sẽ đến nhà máy của đối tác ở phía bên kia thị trấn. Mọi người đều biết chương trình nghị sự đã được gửi trước thời hạn. Nó giải thích chủ đề trọng tâm của cuộc họp: làm thế nào để xử lý các dung sai có vẻ quá hạn chế. Tất cả người chơi đều ở trên cùng một trang.
Bạn không có tất cả các câu trả lời
Hầu hết các công ty sẽ đạt được mức ổn định vào một thời điểm nào đó trên hành trình tinh gọn. Sẽ có lúc cần đến những ý tưởng mới hoặc cần có chất xúc tác. Đo điểm chuẩn có thể là một cách kinh tế và hiệu quả để biến điều đó thành hiện thực.
0247.303.8678
