Tam giác quản lý dự án – Cân bằng tốc độ, chi phí và chất lượng
Ngoài lề, quản lý dự án có vẻ như là một công việc dễ dàng. Bạn chỉ cần giám sát công việc của người khác. Trên thực tế, nó đòi hỏi kinh nghiệm và bí quyết nhất định để xoay xở giữa mọi thứ đang diễn ra. Việc tìm ra giải pháp tối ưu có thể là một thách thức.
Tam giác quản lý dự án là một khái niệm khá nổi tiếng. Nói tóm lại, nó nói rằng điểm cân bằng giữa chi phí, tốc độ và chất lượng là không thể đạt được. Đó là một huyền thoại hay một sự thật?
Cân bằng ba điều đó chắc chắn là một nhiệm vụ khó khăn. Một nền giáo dục đại học tốt hoặc kinh nghiệm đánh giá bên lề là không đủ để thành công ở đó. Lúc đầu, những sai lầm là không thể tránh khỏi. Cơ sở cho sự tiến bộ là khả năng học hỏi từ những rủi ro này. Bài học đầu tiên là lập kế hoạch cẩn thận.
Lập kế hoạch
Bạn không đạt được gì nếu không có kế hoạch kỹ lưỡng. Điều quan trọng cần nhớ là chỉ nghĩ ra ý tưởng không bằng lập kế hoạch. Lập kế hoạch lấy những ý tưởng đó và làm cho chúng hoạt động vì một mục tiêu chung. Nhưng trước tiên bạn phải xác định chính xác những khó khăn trong dự án để tìm ra con đường phù hợp. Trong sản xuất, khó khăn đến từ việc cân bằng giữa thời gian, tốc độ và chất lượng.
Đến lượt chúng, chúng bao gồm một tập hợp con các yếu tố được kết nối với nhau. Hãy cùng nhau xác định những điểm chính để lập kế hoạch rõ ràng và dễ dàng hơn.
Tốc độ
Đảm bảo một dịch vụ nhanh chóng trong sản xuất bao gồm các khía cạnh khác nhau. Đầu tiên là đầu vào . Quá trình quản lý dự án bắt đầu với nó . khách hàng muốn gì? Làm thế nào để họ muốn nó? Họ muốn nó ở đâu? Mặc dù khách hàng của bạn có thể chưa có một tầm nhìn rõ ràng, nhưng hãy thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Các đầu vào cung cấp cho bạn một ý tưởng sơ bộ về thời gian cần thiết để cung cấp một kết quả hài lòng.
Thành phần thứ hai của tốc độ là thiết kế . Đây là một trong những điểm mấu chốt có nhiều kết nối – rất nhiều điều phụ thuộc vào nó. Một thiết kế kỹ thuật tốt có thể cần nhiều thời gian hơn từ nhóm kỹ thuật nhưng cuối cùng sẽ đền đáp nó gấp nhiều lần theo những cách khác nhau:
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tránh thất bại ở các giai đoạn sau
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc thông qua việc tối ưu hóa việc xây dựng
- Tiết kiệm tiền thông qua việc sử dụng vật liệu phù hợp
Thành phần cuối cùng là sản xuất . Mỗi bước trong sản xuất cần có thời gian. Đầu tiên là tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu. Không phải mọi thứ luôn có sẵn. Tiếp theo là cắt và uốn. Bạn có thiết bị phù hợp để làm tất cả hay bạn nên thuê ngoài một phần của nó? Bạn có thể tin tưởng ai? Đối với hàn cũng vậy. Công đoạn cuối cùng là lắp ráp và đóng gói. Nếu mọi thứ được thực hiện chính xác cho đến nay, những điều này sẽ không gây ra bất kỳ vấn đề nào nữa.
Sản xuất không cho phép linh hoạt nhiều. Đoạn cuối hầu như luôn hơi vội vàng mà không có thời gian rảnh rỗi. Nhưng một sai sót có thể kéo dài thời gian đó từ 3 ngày thành 6 ngày. Tất nhiên, phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ xưởng. Nhưng công việc của họ phần lớn được xác định bởi những gì đã được thực hiện trước đó.
Phí tổn
Thường thì sự thành công của dự án của bạn được xác định bởi chi phí cuối cùng của nó. Giá bắt nguồn từ đâu? Hãy xem qua.
Câu trả lời rõ ràng nhất là các bộ phận . Cấu trúc của bạn được làm từ các bộ phận khác nhau và mỗi bộ phận có chi phí sản xuất phụ thuộc vào nhà sản xuất và loại kim loại được sử dụng. Đây là cách nó thường được nhìn thấy. Hãy thử một góc độ khác.
Có một cách tốt hơn để tối ưu hóa chi phí. Thủ phạm đằng sau mức giá đắt đỏ thường là khách hàng không có đủ thời gian để các kỹ sư của mình tìm ra một thiết kế tối ưu. Việc cắt giảm chi phí trong phòng vẽ sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn có một đội ngũ có năng lực.
Tại sao chọn nhà sản xuất rẻ nhất là một ý tưởng tồi ? Có lý do để một nhà sản xuất đưa ra mức giá thấp. Giá thấp hơn thường có nghĩa là chất lượng thấp hơn. Tất nhiên, chấp nhận rủi ro là một phần của quản lý dự án. Đôi khi, các đối tác thông thường của bạn không thể đưa ra mức giá cạnh tranh hoặc thời gian giao hàng và bạn phải chuyển sang nơi khác. Tìm một người đáng tin cậy không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Điểm giá thứ hai là chi phí lao động . Điều này áp dụng cho cả nhân viên của bạn cũng như nhân viên của đối tác thuê ngoài của bạn. Một quan niệm sai lầm phổ biến là thuê người với ít tiền và tiết kiệm thông qua đó. Không có giá trị thực sự trong việc lựa chọn lực lượng lao động giá rẻ.
Một kỹ sư hoặc thợ hàn giỏi, người được thừa nhận là yêu cầu mức lương cao hơn, có thể biện minh cho chi phí tốt hơn so với việc thuê rất nhiều người nghiệp dư. Khéo léo không nằm xung quanh miễn phí. Nhưng có kiến thức trong nhóm của bạn có thể giúp giảm chi phí tổng thể của bạn thông qua các giải pháp tốt hơn.
Yếu tố cuối cùng là cơ sở hạ tầng . Cơ sở sản xuất của bạn phải hỗ trợ công nhân. Bố trí không hợp lý và nhân viên thiếu hiểu biết dẫn đến hiệu quả giảm sút. Mọi thứ nên sẵn có và gần không gian làm việc. Có một người giám sát biết tất cả, người hướng dẫn công nhân của mình tới các công cụ là một cách lỗi thời. Nhân viên không có đầu dành nửa ngày lang thang quanh nhà kho đang lãng phí thời gian và tiền bạc. Và lỗi không nằm ở anh ta.
Phẩm chất
Bit đầu tiên về chất lượng là bí quyết . Nó áp dụng cho cả nhóm kỹ thuật/sản xuất của bạn và đối tác của bạn. Người quản lý dự án phải tìm những người giỏi, những người biết họ đang thiết kế gì, đồng thời ghi nhớ các phương pháp sản xuất. Việc sản xuất phải có các kỹ sư sản xuất có năng lực hiểu rõ nhu cầu và cách xử lý từng nguyên liệu.
Tính chất cơ học của vật liệu quan trọng khi cắt , uốn hoặc hàn bằng laser . Những người chịu trách nhiệm cho các hoạt động đó cần phải nhận thức được các chi tiết cụ thể của vật liệu và phương pháp sản xuất để đảm bảo chất lượng tốt.
Sau đó đến khả năng . Chúng tôi đang nói đúng về máy móc ở đây. Nhiều công ty kỹ thuật có thiết bị sản xuất trong nhà. Bạn có nên thuê ngoài một phần sản xuất nếu khả năng của bạn bị hạn chế? Đúng. Trọng tâm phải là chất lượng cuối cùng. Buộc thiết kế của bạn tuân theo các tài nguyên có sẵn sẽ khiến bạn có một sản phẩm cuối cùng tồi tệ hơn.
Năng lượng sau đó được dành cho việc thiết kế thứ gì đó mà bạn có thể sản xuất. Bạn càng tự thêm vào nhiều ràng buộc thì càng khó đạt được một giải pháp tối ưu. Các kỹ sư nên tập trung vào việc tìm ra giải pháp phù hợp cho khách hàng, chứ không phải sản xuất nội bộ.
Như một điểm cuối cùng, chúng tôi bao gồm sự siêng năng . Có thể khó tìm được những nhân viên siêng năng nhưng mọi nhóm nên bao gồm những người để mắt đến chi tiết. Nó cần thêm nỗ lực mà chỉ có thể được yêu cầu từ những nhân viên có động lực. Một cách tốt để làm điều này là thể hiện sự tin tưởng. Trao trách nhiệm nuôi dưỡng sự siêng năng của mọi người một cách tự nhiên.
Một nơi đòi hỏi sự chú ý đặc biệt là việc tuân thủ tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn ISO có thể có nhiều sắc thái đối với chúng và việc tuân thủ nghiêm ngặt có thể khó khăn. Nhưng những nhân viên chu đáo biết cách xử lý những tài liệu quan trọng này để đảm bảo bạn tuân thủ tất cả các quy tắc. Khi một cuộc kiểm toán được thực hiện, bạn sẽ vui mừng vì có những nhân viên chú ý và quan tâm.
Cân bằng chi phí, tốc độ và chất lượng
Ý kiến chung là không thể đạt được kết quả tốt nhất trong mọi khía cạnh của sản xuất. Kiến thức chung này có thể đúng nhưng chúng tôi tin rằng có thể tiến rất gần đến việc tối đa hóa tất cả chúng.
Như chúng tôi đã giải thích, mỗi một trong những phần quản lý dự án đó bao gồm các đơn vị con. Chia nó thành các phần nhỏ hơn có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn. Nó xóa hình ảnh và hộp đen biến mất. Đầu vào có mối tương quan rõ ràng với kết quả.
Như đã nói trước đây, tất cả đều cần có kế hoạch. Bạn có thể nghĩ ra một kế hoạch có tính đến tất cả các chi tiết nói trên. Nhưng làm thế nào để làm cho tất cả hoạt động?
Điều quan trọng là giao tiếp . Nó có vẻ quá rõ ràng đối với những người đã quen với việc giao tiếp cởi mở. Đồng thời, có nhiều công ty nơi mọi thứ không hoạt động như vậy. Mỗi bộ phận được coi là một đơn vị riêng biệt và có cảm giác như việc chia sẻ thông tin có sẵn chỉ làm rối hình ảnh và phá vỡ sự tập trung.
Chúng tôi chắc chắn rằng việc chia sẻ thông tin là tiêu điểm dẫn đến thành công. Không cần phải áp đảo từng nhân viên với tất cả các chi tiết. Nhưng đừng đi đến đầu kia của quang phổ. Xem người khác chỉ là bánh răng và giữ họ trong bóng tối đã là chuyện của quá khứ.
Nếu người quản lý dự án cởi mở, thì những người khác cũng vậy. Phản hồi tích cực giúp người quản lý thực hiện những thay đổi cần thiết kịp thời để tránh những khó khăn sau này.
Mọi người làm việc trong một dự án nên biết:
- nhu cầu của khách hàng
- Tiêu điểm dự án
- Tiến độ dự án
- Ai ở trong đội
- trách nhiệm của anh ấy
Làm thế nào để chúng ta phù hợp?
Mục đích của Fractory là hỗ trợ truyền thông trong ngành sản xuất. Chúng tôi muốn giúp bạn tiến một bước gần hơn đến điểm giao nhau của ba thành phần – tốc độ, chi phí và chất lượng.
Các kỹ sư sử dụng công cụ sản xuất trực tuyến của chúng tôi để kiểm tra chi phí của các bộ phận trong quá trình thiết kế. So sánh các giải pháp khác nhau mang lại cho họ một lợi thế. Báo giá tự động của chúng tôi giúp các kỹ sư cảm nhận tốt hơn về thiết kế tổng thể. Nó minh họa cách mọi thay đổi ảnh hưởng đến giá cuối cùng. Thêm một hoạt động cắt laser có thể không tốn nhiều chi phí nhưng giảm trọng lượng của một công trình. Điều này cho phép các cấu trúc hỗ trợ nhẹ hơn. Mặt khác, việc giảm một hoặc hai milimet độ dày có thể có tác động lớn đến chi phí tiền tệ.
Chúng tôi muốn giúp bạn tăng tốc các quy trình của mình. Một số e-mail chẳng đưa bạn đến đâu và lãng phí thời gian. Hệ thống của chúng tôi biết khi nào các nhà sản xuất tốt có dung lượng miễn phí. Mọi người đều có những khoảng thời gian bận rộn hơn dẫn đến việc từ chối khách hàng. Thời gian bận rộn không phải là toàn ngành. Trong khi một công ty bận rộn, một công ty khác có thể đứng ngồi không yên. Chúng tôi kết nối bạn.
Cuối cùng, chúng tôi không chọn nhà sản xuất dựa trên kích thước. Một người nào đó có máy cắt laser và một người vận hành giỏi có thể có đủ khả năng để hoàn thành xuất sắc công việc, mặc dù họ có thể không thường cạnh tranh để giành được các đơn đặt hàng của bạn.
Mẫu số chung cho tất cả các đối tác của chúng tôi là chất lượng . Sau khi thử nghiệm nhiều dịch vụ cắt laser, chúng tôi biết những gì cần tìm kiếm. Có thể tìm thấy sản xuất chất lượng có sẵn cho giá trị tốt. Bạn chỉ cần biết về sự sẵn có của họ.