15 CÁCH GIẢM CHI PHÍ TRONG SẢN XUẤT
Điều quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp là giảm chi phí sản xuất vì bất kỳ việc giảm chi phí nào cũng có thể giúp tăng lợi nhuận và thậm chí có tác động tích cực trong các lĩnh vực khác, chẳng hạn như tác động môi trường của các công ty sản xuất.
Ý tưởng tiết kiệm chi phí cho các cơ sở sản xuất có thể được chia thành các ý tưởng liên quan đến chi phí lao động, vật liệu (bao gồm cả chuỗi cung ứng) và chi phí sản xuất chung.
Bất kỳ bước ngắn hạn hay dài hạn nào để giảm chi phí và tăng lợi nhuận không được ảnh hưởng đến thời gian, chất lượng hoặc việc giao hàng của bất kỳ sản phẩm nào và tất nhiên, mỗi cơ sở sản xuất cũng sẽ có những yếu tố riêng cần xem xét.
Do đó, bước đầu tiên để giảm chi phí sản xuất của bạn là tìm ra những gì đang xảy ra vào lúc này:
1. Kiểm tra cơ sở của bạn
Trước khi bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần hiểu chi phí hoạt động hiện tại của mình, bao gồm nhân viên, tiền thuê, bảo trì tòa nhà, tiện ích, chi phí bảo hiểm, vật liệu và chi phí cung ứng, v.v. Với kiến thức này, bạn sẽ sẵn sàng giải quyết lĩnh vực quan tâm chính đầu tiên – chi phí lao động trực tiếp của bạn.
Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí lao động trực tiếp của bạn thường chủ yếu liên quan đến tiền lương cho nhân viên cần thiết để hoàn thành quy trình sản xuất. Tuy nhiên, chúng cũng có thể bao gồm tiền làm thêm giờ, thời gian thay thế, chi phí bảo hiểm y tế, đóng góp chia sẻ lợi nhuận, chi phí chương trình hưu trí, tiền nghỉ lễ, chi phí đi lại và các khoản thanh toán dự phòng. Có một số bước bạn có thể thực hiện để giảm các chi phí này:
2. Xem xét tiền lương và giờ làm việc của nhân viên
Tiền lương của nhân viên chiếm một chi phí lớn đối với bất kỳ tổ chức sản xuất nào, vì vậy cần xem xét lại những điều này. Bạn có cần tất cả các nhân viên bạn hiện đang sử dụng? Nhân viên có thể được đào tạo lại để đảm nhận các vai trò mang lại nhiều giá trị hơn không và bạn có đang trả lương tương xứng với mức lương được trả ở nơi khác không?
Bạn có thể giảm chi phí bằng cách chuyển một số vai trò từ toàn thời gian sang bán thời gian hoặc thay thế lao động phổ thông bằng các công cụ công nghệ tiên tiến. Hợp lý hóa dây chuyền sản xuất của bạn cũng có thể giúp giảm nhu cầu nhân sự.
Tuy nhiên, việc bố trí nhân sự tối ưu cũng liên quan đến việc giữ chân nhân viên vì doanh thu có thể mang lại những chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Vai trò quảng cáo, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới có thể gây ra chi phí lớn cho doanh nghiệp, bao gồm cả việc có thể trả tiền cho các dịch vụ của một cơ quan tuyển dụng. Tìm hiểu lý do tại sao nhân viên rời đi và giải quyết bất kỳ vấn đề nào như văn hóa nơi làm việc hoặc thang lương có thể ngăn chặn cơ hội quay vòng thay thế nhân viên tốn kém.
3. Sử dụng lập kế hoạch quy trình cho nhân viên
Sử dụng lập lịch quy trình để tránh lập lịch cho nhân viên theo ca không cần thiết. Người quản lý thường đoán số lượng nhân viên cần thiết cho một ca làm việc và có thể có nghĩa là trả tiền cho những nhân viên không cần thiết trong một ca làm việc nhất định. Sử dụng gói phần mềm lập lịch trình để theo dõi nhu cầu của quy trình so với hoàn thành công việc để đảm bảo bạn không có quá nhiều hoặc quá ít nhân viên trong một ca làm việc.
4. Tối ưu hóa hiệu quả của nhân viên
Bạn muốn nhân viên của mình làm việc tốt nhất, điều đó có nghĩa là đảm bảo rằng bạn sắp xếp các kỹ năng của nhân viên phù hợp với các nhiệm vụ được yêu cầu. Bạn cũng nên nâng cao kỹ năng và chuyên môn cho lực lượng lao động của mình, điều này không chỉ cải thiện năng suất mà còn giúp nâng cao động lực làm việc của nhân viên. Động lực cũng có thể được cải thiện thông qua các ưu đãi và lợi ích của nhân viên. Giữ cho nhân viên của bạn vui vẻ và có động lực sẽ cải thiện hiệu quả tổng thể của hoạt động, vì vậy, bạn nên chia sẻ mục tiêu và thành công để mọi người cảm thấy là một phần của một nhóm lớn hơn và đầu tư vào công ty.
Một số người có thể đặt câu hỏi về lý do đằng sau việc nâng cao tay nghề cho nhân viên, vì những người lao động có tay nghề cao hơn có xu hướng yêu cầu mức lương cao hơn. Tuy nhiên, những người lao động không có kỹ năng sẽ mắc phải những sai sót đắt giá có thể gây hại cho thời gian sản xuất và làm hỏng các mối quan hệ khách hàng quan trọng. Trả nhiều tiền hơn cho những nhân viên được đào tạo tốt hơn sẽ cắt giảm chi phí trong dài hạn.
5. Sử dụng công cụ phần mềm để tối ưu hóa Quy trình
Đừng ngại đầu tư vào các công cụ phần mềm để giúp quản lý hàng tồn kho, kế toán, bảng lương, điểm bán hàng, nhân sự, v.v. Điều này sẽ giúp hợp lý hóa hoạt động của bạn và ngăn chặn các vấn đề như thừa nhân viên, đặt hàng và lưu kho quá nhiều, hậu cần và trì hoãn mua nguyên vật liệu. Cho dù bạn chọn phần mềm phân tích và thương mại điện tử, quản lý quan hệ khách hàng, lập kế hoạch nhà máy hay phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, những giải pháp này thường sẽ có chi phí thấp hơn so với việc thuê các chuyên gia trong ngành trong khi vẫn cải thiện năng suất.
Chi phí vật liệu
Ngoài nguyên liệu thô cần thiết cho sản xuất, chi phí nguyên vật liệu bao gồm chi phí nhiên liệu và năng lượng, bao bì, phụ tùng thay thế, v.v. Những chi phí này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí kinh doanh sản xuất, do đó nên được giảm bất cứ khi nào có thể.
6. Đàm phán với các nhà cung cấp của bạn
Đàm phán với các nhà cung cấp của bạn để cố gắng đạt được thỏa thuận tốt hơn về nguyên vật liệu của bạn đòi hỏi phải có mối quan hệ làm việc tốt với họ. Tuy nhiên, nếu bạn có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp của mình, bạn có thể thương lượng giảm giá cho các đơn đặt hàng số lượng lớn hoặc thanh toán nhanh chóng. Biết được mức giá tại các nhà cung cấp khác có thể giúp ích cho việc này vì nhà cung cấp của bạn có thể muốn duy trì tùy chỉnh của bạn.
7. Chỉ mua những vật liệu bạn cần
Việc để tiền trong kho dư thừa sẽ làm giảm dòng tiền của bạn cũng như tốn kém chi phí cho việc lưu trữ. Phần mềm kiểm kê có thể giúp bạn quản lý nhu cầu hàng tồn kho của mình so với các xu hướng trước đó. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng phương pháp tiếp cận đúng lúc, trong đó bạn chỉ mua những vật liệu mới khi chúng được yêu cầu phù hợp với doanh số bán hàng.
8. Tìm nhà cung cấp đáng tin cậy
Nếu bạn nhận thấy rằng các nhà cung cấp của bạn thường xuyên giao hàng trễ hoặc đang tăng chi phí của họ cao hơn đối thủ cạnh tranh, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên tìm kiếm một nguồn thay thế. Bạn có thể tìm được nhà cung cấp cạnh tranh và đáng tin cậy hơn cho các vật liệu của mình. Cũng đáng suy nghĩ về thời gian và nhiên liệu được sử dụng để vận chuyển nguyên liệu cho bạn vì nhà cung cấp địa phương có thể rẻ hơn cũng như có thể cung cấp các lô hàng thường xuyên hơn.
9. Đổi vật liệu đắt tiền lấy vật liệu hợp túi tiền hơn
Đừng mắc kẹt trong lối mòn bằng cách liên tục sử dụng cùng một nguyên liệu thô, bạn có thể tìm thấy các giải pháp thay thế rẻ hơn mang lại kết quả cuối cùng tương tự. Điều này có thể bao gồm các vật liệu tái chế cũng như thay thế các vật liệu đắt tiền bằng những vật liệu rẻ tiền hơn.
10. Đánh giá, Thiết kế lại và Tái chế
Bạn nên xem lại các sản phẩm và quy trình sản xuất của mình để đánh giá giá trị của chúng so với chi phí. Tối đa hóa hiệu quả có thể có nghĩa là thiết kế lại một sản phẩm để ít lãng phí hơn hoặc tái chế vật liệu phế thải này. Bạn càng ít vứt bỏ thì bạn càng mất ít tiền cũng như giúp ích cho môi trường. Sản xuất tinh gọn phương pháp tiếp cận có thể giúp giải quyết vấn đề này, với việc kiểm soát chất lượng được cải thiện nghĩa là ít lãng phí thời gian hơn trong việc làm lại sản phẩm do tay nghề kém và ít hư hỏng hơn. Loại bỏ hoặc tinh chỉnh các quy trình dư thừa hoặc tốn thời gian trong chu kỳ sản xuất để cải thiện năng suất của bạn và đảm bảo thiết bị của bạn được giám sát và bảo trì chính xác để giảm thời gian ngừng hoạt động tiềm ẩn. Tự động hóa cũng có thể hữu ích, khắc phục lỗi của con người trong các tác vụ thủ công và tăng tốc các quy trình đồng thời cho phép bạn sử dụng nhân viên của mình hiệu quả hơn trong các vai trò gia tăng giá trị. Thiết kế lại các quy trình và sản phẩm đồng thời giảm chất thải có thể tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu tổng thể.
11. Giảm chi phí đóng gói
Nhiều công ty đang sử dụng ít bao bì hơn để tiết kiệm không chỉ chi phí mà còn cả môi trường. Bao bì dư thừa không chỉ tốn nhiều nguyên liệu thô hơn mà còn làm tăng trọng lượng, làm tăng thêm chi phí vận chuyển. Cũng như bao bì, bạn có thể muốn xem xét tài liệu không cần giấy tờ, tiết kiệm tiền mua giấy, mực và máy in.
chi phí sản xuất chung
Ngoài chi phí nhân viên và nguyên vật liệu, các doanh nghiệp sản xuất cần trang trải các chi phí chung như điện và khí đốt, vật tư cho nhân viên như đồng phục hoặc PPE, chi phí in ấn và văn phòng phẩm, phương tiện đi lại, v.v. Giảm các chi phí này có thể tiết kiệm tiền cho bất kỳ doanh nghiệp nào:
12. Xem lại giá thuê của bạn
Tất cả các công ty sản xuất nên thường xuyên xem xét chi phí thuê nhà kho và cơ sở vật chất. Bạn không chỉ nên đánh giá xem tiền thuê bạn đang trả có công bằng hay không mà còn liệu bạn có thể đối phó với một cơ sở nhỏ hơn và rẻ hơn hay thậm chí loại bỏ hoàn toàn một số tiền thuê. Khi làm việc kết hợp ngày càng trở nên bình thường, nhu cầu về không gian văn phòng ít hơn, nghĩa là bạn có thể thu nhỏ hoàn toàn khu vực hoạt động này của mình.
13. Xem lại ngân sách bảo trì của bạn
Bạn nên thường xuyên xem xét chi phí bảo trì của mình để đảm bảo rằng chúng không quá mức hoặc không cần thiết. Hiểu vòng đời của thiết bị và thực hiện chiến lược bảo trì phù hợp cho phép bạn xác định thời điểm cần thay thế, cũng như cho phép bạn tránh được thời gian ngừng hoạt động tốn kém bằng cách lên lịch bảo trì cho thời gian sản xuất yên tĩnh hơn.
14. Xem xét các chi phí khác
Các chi phí linh tinh như đồ dùng văn phòng, dịch vụ dọn dẹp hoặc đồng phục có vẻ không nhiều nhưng chúng có thể sớm cộng lại. Xem xét các chi phí nhỏ hơn này và ngăn chặn bội chi có thể làm giảm tổng chi tiêu của bạn.
15. Giảm tiêu thụ năng lượng
Bạn có thể giảm hóa đơn năng lượng của mình bằng cách sống xanh và đồng thời giúp ích cho môi trường. Ví dụ, bạn có thể lắp đặt các tấm pin mặt trời để cung cấp năng lượng cho máy móc của mình không? Các lựa chọn tiết kiệm năng lượng khác bao gồm chiếu sáng tiết kiệm năng lượng, cách nhiệt tốt hơn, hệ thống sưởi ấm và làm mát tái tạo, v.v. Bạn cũng có thể tiết kiệm năng lượng sử dụng bằng cách đảm bảo máy móc của bạn hoạt động bình thường cũng như tắt thiết bị khi không sử dụng. Một hệ thống điều khiển tự động có thể trợ giúp việc này nếu cần.
Phần kết luận
Giảm chi phí sản xuất là loại bỏ những chi phí không hiệu quả và không cần thiết khỏi hoạt động của bạn. Tuy nhiên, tốt nhất là giới thiệu mọi thay đổi dần dần để bạn có thể kiểm tra tác động của từng cải tiến.
Điều này cần đạt được mà không ảnh hưởng đến năng suất hoặc chất lượng và bao gồm việc đảm bảo lực lượng lao động của bạn vui vẻ và có động lực. Điều này có thể tạo ra một hành động cân bằng, ví dụ, nếu bạn cắt giảm lượng cà phê mà nhân viên của bạn uống, điều đó có ảnh hưởng đến tinh thần làm việc không?
Tinh chỉnh chi tiêu kinh doanh của bạn liên quan đến việc đánh giá nhân viên, vật liệu và chi phí chung của bạn để xem liệu có bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào không, trong khi tiếp tục sản xuất các sản phẩm làm hài lòng cơ sở khách hàng của bạn.